Как да правим повече с по-малко усилия?

Една от основните причини много хора да не успяват да развият пълния си потенциал, е че не могат да си изградят правилна система за действие, което води до липса на организация и невъзможност за постигане на поставените цели. Единственият начин за ефективно справяне с проблема е чрез откриването на правилен метод за изпълнение на задачите. Но както при всяко едно друго нещо, един метод няма как е приложим при всички хора. Отделните личности имат различни подходи на действие и по тази причина, метод, който работи при един, може да бъде напълно безполезен и неприложим при друг. По тази причина, тук са представени три различни и основни подхода на организация и действие, а за да разберете кой е най – правилният за вас, продължавайте да четете!

To do list, organize plans, projects, checklist, Productivity Works. Woman writing to do list. Close

Метод на систематизацията 

Първият метод за организация е чрез строго систематизиране. Той се препоръчва за хора, които са много организирани, умеят да си съставят график и още по – важното, да могат да се придържат към него. Подходът тук е много прост. Изграждате си система под формата на таблица, в която записвате плана си за деня от предната вечер, като предварително определяте какво ще правите във всеки един момент. Разграфявате деня си по часове в една колона и записвате какво искате или имате да правите в този диапазон в съседната колона. По този начин, когато времето ви е правилно разпределено, успявате да изпълните всичките си цели за деня без да ви се налага да губите време в това да мислите кое е следващото нещо, което трябва да направите, защото всичко ще е вече записано от миналия ден. Този метод, ако бъде приложен правилно, води до изключително високи нива на продуктивност и е силно препоръчителен за много заети хора, чиито график винаги е запълнен. По този начин няма опасност да пропуснете нещо важно или да забравите да свършите някое от задълженията си. Хората, които имат умението да следват този подход, обикновено постигат невероятни резултати, защото в днешния забързан свят, тези, които могат да разпределят времето си по най – правилния начин, са тези, които най – бързо и организирано успяват да постигнат краткосрочните и дългосрочните си цели. 

Business success concept

Метод на крайния срок

Вторият метод е по – фокусиран над изпълнението на задачи, които имат краен срок, за разлика от първия, който има за цел цялостно разпределение на времето. Този подход се препоръчва за хора, които умеят да спазват срокове, но не е задължително да са толкова организирани като при първия вид. Начинът, по който можете да приложите този метод е като си направите списък, без значение дали в тефтер, на телефона или компютъра ви, в който в хронологичен ред спрямо крайния срок за изпълнение, подреждате задълженията си. Идеята тук е да ги отмятате едно по едно по реда, по който са записани. Така няма да пропуснете нито един краен срок и ще можете да свършите всичко, което сте си поставили като цел, защото няма да се получи натрупване на задачите. Въпреки това, подходът не се препоръчва за хора, които имат склонност да отлагат, защото дори да имат списък с крайните срокове, те отново ще оставят съответната задача за последния момент и ще се получи натрупването, което този метод има за цел да избегне. Въпреки позитивите си, този подход има като минус, че с него трудно могат да се планират тези задачи, които нямат определен срок. Трудно, но със сигурност не невъзможно, защото в случай, че решите, че точно този метод е най – подходящият за вас, нещото, което трябва да направите е да разделите целите си на краткосрочни, средносрочни и дългосрочни, като тук вие сами трябва да им поставите срок, до който да сте ги изпълнили.

Motivation of colleagues

Метод на мотивацията

Третият метод е най – подходящ за хората, които трудно систематизират задълженията си и много често отлагат задачите си за последния възможен момент, а през останалото време вършат други непродуктивни дейности. Начинът, по който методът на мотивацията функционира, е че по подобие на предходния, важни са крайните срокове, но тук задачите не се изпълняват в хронологичен ред, а по – скоро по начин, който организираните хора биха определили за много хаотичен. В този случай задълженията се вършат на базата на мотивацията. Това, което се има предвид, е че не се действа на основата на някаква определена система, а човекът изпълнява дадената задача когато сам пожелае, дори това да означава, че ще направи нещо с краен срок за след половин година, преди друго, което трябва да се изпълни за след една седмица. Позитивните страни на този метод, са че винаги правите това, което ви е приятно, защото го правите в правилния за вас момент, а не когато ви е казано. Освен това, няма опасност от пропускане на крайни срокове, защото дори при хората със склонност да отлагат, има някакъв механизъм, който се задейства, за да се направи нещо дори в последния момент, но да бъде завършено в уречения ден. Разликата, която този метод създава, е че при обичайния начин на действие на тези, които отлагат всичко до последно, е че обикновено след това те се чувстват уморени и губят желанието си да правят още и да бъдат продуктивни. Когато, обаче, действат в избрано от себе си време, се получава обратния ефект, тъй като накрая се мотивират да дадат още повече от себе си и да работят дори по – усилено за постигането на целите си.

Ключовият фактор във всеки един от методите, който е силно препоръчителен за тези, които искат да бъдат организирани е записването.

Колкото и възможности да има мозъкът, той не е способен да запомни всяко едно нещо, което човекът има да направи. Точно по тази причина се препоръчва да записвате всичките си задачи, дори в случай, че изградите, свой метод, който по някакъв начин успява да комбинира елементи от трите, които са посочени по – горе. Записването ще ви помогне да не ви се налага да мислите за това, какво трябва да свършите, а да може изцяло да се фокусирате над самата дейност като не губите време, опитвайки се да се сетите каква е тя. Това ще повиши значително продуктивността ви.

Въпреки всичко това, най – важният съвет за организация, който може да се даде е след като сте открили подходящия за вас метод, да работите здраво, за да може той също да работи за вас. Ако например сте избрали първия подход, но по една или друга причина, не можете да направите част от деня ви да планирате следващия, то тогава има само два възможни изхода от тази ситуация. Първият вариант е да се откажете от този метод, защото сте разбрали, че той не е за вас и да се опитате да приложите някой от другите, докато откриете кой е най – подходящия. Другият вариант е да направите всичко възможно да накарате вече избрания от вас метод да проработи. Това най – добре се получава чрез усилена работа и постоянство, защото не е лесно, така или иначе, човек да въведе нещо ново в рутината си.

Woman making to do list on diary

Но, ако с бавни стъпки, направите каквото е необходимо нещата да се получат, то рано или късно, ще стане и ще успеете да направите избраният от вас подход за организация, неизменна част от живота ви.

Организацията е фундаментална част от живота на всеки един човек, който иска да бъде успешен. По същия начин, по който всеки сам открива своя път към успеха, хората сами трябва да намерят правилния за тях организационен подход. Това е важно, защото, ако го нямат, рискуват да потънат в хаос и безредие и по този начин да не успеят да постигнат целите си и следователно да загубят възможността да разкрият пълния си потенциал. Това може да е пагубно за много хора, въпреки, че е лесно да се намери изход от ситуацията, просто много не го виждат. Няма един универсален метод, който да работи при всички, но когато откриете този, който е най – подходящ за вас, ще успеете да постигнете повече с по – малко усилия и така да бъдете на върха в собствената си игра. 

 

Дори добрите лидери имат нужда от помощ! Ако ви трябва съдействие с Вашето дигитално присъствие , непременно се свържете с нас за безплатна консултация!



    Author avatar
    Вектори Дизайн
    Администратор в Vectory Company
    Нашият сайт използва "Бисквитки (Cookies)"
    Call Now Button